10 Dicas do Método de Organização GTD para Ser + Produtivo (a 3ª é Chave)

Se você costuma ler sobre organização e/ou produtividade, já deve ter se deparado com a abreviação GTD, ou Getting Things Done.

Trata-se de um método de organização e gerenciamento de tempo proposto por David Allen no livro de mesmo nome, lançado no Brasil com o título A Arte de Fazer Acontecer.

Allen é consultor gerencial, coach de executivos e educador, sendo um dos mais importantes nomes quando se fala em produtividade no mundo.

Seu método propõe uma maneira diferente de lidar com o tempo e visa aumentar a produtividade, sem que isso signifique um aumento de horas de trabalho ou estresse.

Um de seus diferenciais é o fato de ele levar em conta processos que ocorrem naturalmente em nossos cérebros ao lidarmos com informações, tarefas e projetos.

Segundo Thais Godinho, autora do livro Vida Organizada e usuária do GTD, “o mais importante de qualquer método de organização é como você o adapta à sua realidade”. Isso é verdade.

 

O método de Allen é bastante interessante e produz resultados impressionantes, mas pode e deve ser adaptado à realidade de cada um. Além disso, mesmo que não se pretenda aplicá-lo por completo, podemos aprender muito com ele.

O próprio autor diz, em determinados trechos do livro, que o simples fato de aplicar alguns princípios do método em nossas vidas pode fazer uma grande diferença.

Dito isso, reunimos 10 lições interessantes que podemos aprender com o GTD e aplicar para melhorarmos nossa produtividade e administrarmos melhor nosso tempo:

1. Esvaziar a mente

Ao longo do livro, David Allen enfatiza várias vezes a importância de “esvaziar a mente”, colocando todas as coisas que devem ser feitas no papel ou em alguma ferramenta digital.

Se algo está em sua mente, ela terá de se ocupar em não esquecer aquela informação e não poderá se dedicar às demais tarefas. Segundo ele, ter a mente clara, livre dessas preocupações, é a chave para conseguir se focar e se ocupar do que interessa.

Ainda segundo Allen, o sistema desenvolvido no GTD é o local ideal para depositar essas informações. Mas, caso você não queira desenvolver o método como um todo, basta transferir todas as informações para um sistema em que você confie.

A ideia principal aqui é muito semelhante a dessa matéria: “Durma bem, com um bloco de notas“.

2. Administrar caixas de entrada

Mesmo que você não tenha nenhum sistema de organização próprio, você tem caixas de entrada, que são simplesmente onde entram as informações na sua vida. São exemplos a inbox do seu e-mail, sua caixa de correio e até seu bloquinho de anotações.

Allen recomenda que se tenha o máximo de caixas de entrada necessário para recolher toda a informação que você precisa, mas o mínimo possível para que você consiga revisar todas com a frequência necessária.

Essa frequência dependerá muito do seu estilo de vida e do volume de informações que chega a cada caixa de entrada. Em geral, a frequência ideal é diariamente. Isso porque, não basta recolher as informações, mas também é preciso processá-las.

Uma forma de reduzir as caixas de entrada é centralizar informações. Será que você precisa mesmo de tantas contas de e-mail? Se realmente precisa, não pode encaminhar todas as mensagens para um e-mail principal?

Nossa matéria sobre ferramentas fundamentais para organizar seus e-mails pode ajudar. Além disso, ao invés de espalhar recadinhos pela mesa, você pode reunir todas as anotações em único bloquinho.

3. Regra dos 2 minutos

No GTD, ao esvaziar uma caixa de entrada, a primeira pergunta a ser feita quanto a uma informação é se ela é passível de ação ou não. Caso ela seja passível de ação e leve menos de 2 minutos para ser concluída, ela deve ser realizada imediatamente.

Fora do GTD, essa regra também pode ser aplicada, basta que, sempre que surgir algo para fazer que leve menos de 2 minutos, seja feito imediatamente. Essa regra pode ser bastante útil para tirar tarefas curtas porém chatas do caminho.

Muitos projetos ficam parados justamente por conta dessas pequenas tarefas. Além disso, executar algo, qualquer coisa que seja, já nos dá uma sensação boa de que estamos sendo produtivos.

4. Identificar a próxima ação para concluir algo

Às vezes, queremos realizar várias coisas, de organizar um armário a aprender um novo idioma, mas nunca começamos. Em geral, a maior parte das coisas que queremos fazer são projetos, que é como Allen chama qualquer resultado que demande várias tarefas ou ações para ser alcançado.

Segundo ele, a melhor forma para fazer acontecer é determinar qual é a próxima ação que deverá ser concluída para se caminhar em direção a finalizar o projeto. Por exemplo, se você deseja começar um curso de inglês, talvez a primeira ação seja pesquisar as escolas de idioma mais próximas à sua casa.

Isto definido, é mais fácil se mover e fazer acontecer. Você pode também traçar todas as tarefas subsequentes, mas basta definir a primeira para lhe dar uma injeção de ânimo.

5. Utilizar a agenda ou calendário

Quem nunca encheu uma página da agenda com tarefas que desejava realizar em um determinado dia e acabou frustrado por não cumprir tudo?

Para Allen, essa é a pior forma de administrar seu tempo e sua agenda.

Nossa rotina é muito dinâmica e raramente conseguimos concluir tudo o que pretendíamos em um dia. Assim, as tarefas não realizadas devem ser movidas para outra data, causando frustração e perda de tempo.

Para ele, a agenda deve ser utilizada apenas para anotar compromissos e tarefas que devam ser realizadas, invariavelmente, em determinado dia. Datas importantes, como aniversários e prazos, também podem estar na agenda. Demais tarefas, aquelas que devem ser realizadas o quanto antes, mas não necessariamente em um dia específico, vão para listas de tarefas ou to do lists.

6. Organizar listas de tarefas por contexto

Temos muitas coisas para realizar e, se formos colocar tudo em uma única lista de tarefas, produziremos uma lista muito extensa e chata de revisar.

Existem várias formas de classificar suas tarefas, de modo a fazer diferentes listas. A separação por contexto é muito interessante.

Contexto seria um local ou ferramenta necessária para realizar tal tarefa. Assim, são contextos telefone, computador, escritório, faculdade, casa, rua, qualquer lugar, etc.

Só você saberá quais os melhores contextos para você. A ideia é facilitar a execução das tarefas. Assim, quando você tiver tempo e um telefone disponível, pode pegar sua lista de tarefas ao telefone e fazer as ligações necessárias.

Se você precisar sair, pode pegar sua lista de tarefas na rua e escolher algumas coisas para fazer. Ao se sentar em frente ao computador, basta pegar a lista de tarefas ao computador e assim por diante.

7. Revisar

Não basta esvaziar a mente, anotar tudo o que precisa ser feito, separar as to do lists por contexto, anotar datas importantes e compromissos na agenda, etc, se você não revisar todas as listas e anotações com frequência.

Seja qual for o sistema de organização que você escolher, deve ser feito dele um hábito. Suas caixas de entrada precisam ser esvaziadas com frequência, porque os itens presentes nelas precisam ser analisados e processados. Suas listas de tarefas e agenda também precisam ser verificadas e atualizadas com frequência. Só assim você poderá confiar em suas anotações e o sistema funcionará.

8. Escolher qual tarefa realizar

David Allen propõe um modelo muito interessante para determinar qual tarefa irá realizar em dado momento: o modelo dos quatro critérios, que são:

  • 1) contexto;
  • 2) tempo disponível;
  • 3) energia disponível;
  • 4) prioridade.

O primeiro critério a ajudar na escolha é o contexto, portanto, se você organizar suas to do lists como sugerido no item 6, o modelo é fácil de ser aplicado.

Por exemplo, se você estiver no seu escritório, com telefone e computador disponíveis, pode realizar as tarefas das listas desses contextos. Por outro lado, se você tiver apenas um telefone disponível, reduz a quantidade de tarefas que pode executar, facilitando sua escolha.

O segundo critério é o tempo disponível. Se você tem poucos minutos até seu próximo compromisso, deverá escolher uma ação possível de ser realizada nesse intervalo.

Já se tiver bastante tempo, pode atacar tarefas mais demoradas. O critério seguinte é a sua energia disponível. Se você estiver cansado, deve optar por tarefas que exijam menos de você, coisas mais simples.

Por fim, o último critério é a prioridade. Das tarefas que sobraram, qual é a “mais importante” a seu ver?

9. Definir prioridades

Existem várias técnicas para se definir prioridades.

Allen não delineia uma com exatidão, pois esse não é o objetivo de seu livro, mas sempre diz que devemos confiar em nossa intuição. Além disso, devemos nos conhecer bem, saber quais são nossos objetivos e metas, em diferentes níveis.

Para ele, é importante termos noção das ações que temos que realizar no presente (e que estão nas listas de tarefas), dos projetos nos quais nos engajamos, das nossas áreas de responsabilidade (profissional e pessoalmente), e de nossas metas de curto, médio e longo prazo.

Refletir sobre essas questões pode nos ajudar na definição de prioridades.

10. Planejar

Allen defende que devemos seguir o modelo natural de planejamento, ou seja, aquele que nosso cérebro faz sem que nem percebamos.

Se nosso cérebro realiza automaticamente as etapas descritas a seguir ao planejar coisas simples, faz sentido que sigamos as mesmas etapas em projetos maiores.

São elas:

  • 1) definição de objetivo e princípios;
  • 2) visualização do resultado;
  • 3) brainstorm;
  • 4) organização;
  • 5) identificação das próximas ações.

Definir os objetivos de determinado projeto é fundamental pois motiva, estabelece critérios e nos ajuda a focar

Muitas vezes, já avançados em determinados projetos, nos perdemos justamente por não termos mais, claro em nossas mentes, o porquê de estarmos fazendo aquilo.

Os nossos princípios, ou seja, padrões e valores que defendemos, também são importantes e devem estar definidos desde o início. A etapa seguinte, visualizar o resultado, também nos dá foco.

É algo semelhante aos objetivos, mas ao invés de nos perguntar o porquê de estarmos realizando algo, devemos nos perguntar o que obteremos no final, caso formos bem sucedidos. É um exercício interessante, que também serve de motivação.

A próxima etapa é o brainstorming, que amplia nossas possibilidades e nos torna mais criativos.

Nessa altura, você se perguntará como chegará naquele resultado visualizado na etapa anterior. O importante é esvaziar a mente e colocar no papel o maior número de ideias possíveis.

Não é hora de julgar ou selecionar, objetiva-se aqui a quantidade e não a qualidade. Ideias “ruins” serão descartadas na próxima fase, a organização. É aqui que você estrutura seu projeto, a partir das ideias obtidas na etapa anterior. Por fim, devem ser definidas as próximas ações, como foi dito no item 4.